هتلداران مي دانند كه پيشرفت و رونق گردش كار هتل ، بستگي به درآمد هتل دارد و درآمد هتل نيز از وجود مسافر و فروش اتاقها تأمين مي شود، و اگر اتاقها خالي باشد. راه درآمد هتل بسته است و با بسته بودن اين راه، به ادامه حيات و بقاي هتل چندان اميدي باقي نمي ماند.

براي تأمين هزينه هتل، به خصوص بودجه پرسنل آن، سرمايه ديگري لازم است كه به تدريج مصرف شود و از بين برود و سرانجامي تلخ و تحمل ناپذير را در پي داشته باشد .

            بنابراين، درآمد هتل با تعداد مسافران نسبت مستقيم دارد. هر قدر اتاقها پر باشد، عايدي هتل بيشتر مي شود و هر قدر تعداد اتاقهاي هتل زيادتر باشد، بهره بيشتري عايد مي گردد.

  براي پر بودن اتاقهاي هتل، علاوه بر راههای مختلف جلب مشتري، كه در خلال صفحات اين كتاب مشروحاً بيان شده عامل بسيار مؤثر ديگري وجود دارد و آن از پيش رزرو كردن اتاقها مي باشد، يعني پيش فروش كردن و حصول اطمينان از    اين كه تعدادي از اتاقها رزرو گرديده و جزو اتاقهايي محسوب مي شود كه داراي مسافر است . هر اندازه به تعداد اتاقهاي رزرو شده افزوده شود، مي توان بر اساس آن به آينده هتل خوشبين تر و اميدوارتر بود و اطمينان حاصل نمود كه راه اصلي درآمد هتل باز است و مسير بهره برداري از سرمايه گذاري، هموار مي باشد. زيرا هر اتاقي هرچند براي يك شب خالي بماند ، در شمار زيان هتل محسوب مي شود و ديگر نه آن شب برمي گردد و نه زيان حاصله جبران مي شود.

درآمد رستوران نيز در حدي نيست كه جوابگوي هزينه هاي جاري هتل باشد و آن را نمي توان باعث شكوفايي هتل دانست.  همچنین درآمد ناچيز رستوران هتل هم بستگي به تعداد مسافران دارد . هر قدرتعداداتاقها و مسافران زياد تر باشد، دردرآمد رستوران تأثير خواهد گذاشت. به اين ترتيب ادامه كار رستوران نيز با تعداد مشتريان مرتبط است و گرمي بازار فروش اتاقها را هم از تعداد رزرو اتاقها مي توان تشخيص داد.

بنابراين در كار هتلداري به مسأله رزرو اتاق بايد اهميت خاصي قايل شد و آن را دليل بر روشن بودن افق مالي و نويد قابل اعتماد آينده درخشان هتل دانست.

حال كه امر رزرو و از پيش فروختن اتاقها در سرنوشت مالي و هدف اصلي هتل سهم عمده اي را به خود اختصاص داده است، بايد هتلدار يا مدير هتل، بخصوص قسمت رزرويشن، اين موضوع را مد نظر قرار دهند و ترتيبي اتخاذ نمايند كه جريان كار رزرو به صورت منظم و ترتيب صحيح انجام پذيرد و غفلت و مسامحه أي در اين مورد پيش نيايد ، زيرا سيستم رزرو در هتل ها بايد گويا و روشن و بسيار مرتّب باشد.

 براي اين كه اين كار برقاعده و اسلوب درستي استوار گردد، نموداري تهيه و چاپ شده است كه مورد استفاده قرار خواهد گرفت.

اين تابلو نمودار رزرو بايد در پشت رسپشن (فرانت آفيس ) ، آنجا كه محل كار مسؤول رزرو اتاقهاست، قرار داده شود.

 در اولين ستون عمودي اين جدول، اسامي ماههاي سال به ترتيب از فروردين لغايت اسفند نوشته مي شود . در نخستين ستون افقي آن نيز ، اعداد متوالي از 1 الي 31 درج گرديده و نمودار تمام روزهاي هر ماه مي باشد .

 ترتيب استفاده از اين نمودار . با يك نگاه اجمالي به خودي خود مشخص مي شود، مثلاً مسافري براي روز چهارم آذر ماه، در خواست رزرو مي كند. فوري به اسامي ماهها نگاه مي كنيم

و در رديف آذر ماه ستون چهارم را در نظر مي گيريم . در صورتي كه كادر چهار خانه مورد نظر سفيد بود يا هيچگونه علامتي نداشت، مي توانیم رزرو را با خيال راحت بپذيريم، ولي چنانچه در چهار خانه مورد نظر با علامت ( × )مشخص شده باشد، علامت آن است كه براي آن روز اتاق خالي جهت رزرو ، موجود نيست و تا حد ظرفيت آن روز، رزرو شده است.

حال اگر در ستون مذكور علامت (/) باشد . مي توان تعداد معيّني را رزرو كرد، ولي براي مسافران گروهي نمي توان جواب مثبت داد. به مفهوم ديگر نشانه آن است كه احتياط لازم مراعات شود . اين تابلو صرفا به اين منظور است كه هنگام مكالمه تلفني، جواب فوري به مخاطب داده شود وموجبات معطلي و تضييع وقت در بين نباشد.

در صورتي كه نمودار از جنس فلز ساخته شود ، مي توان علامتها را با رنگهاي مختلف از نوع فلزي  كه داراي قوه مغناطيسي يا آهن ربايي باشد تهيه كرد و در محل هاي مخصوص قرار داد.

بهتر است براي رزرو از سيستم رك استفاده شود (نمونه هايي از رك چاپ شده است ) در هر حال نبايد در موقع رزرو ، شماره اتاق به مسافر داده شود ، زيرا اين احتمال وجود دارد كه در فرارسيدن موعد رزرو يعني ورود مسافر ، آن اتاق خالي نباشد يا به علت نقص فني يا لزوم تعميرات از سرويس خارج باشد و موجب رنجش مسافر و توليد اشكال مي شود.                          عمل رزرو كردن ، با تابلو رك متحرك نمي تواند بي ارتباط باشد . زيرا اين تابلو بايد نتيجه كار رزرو را نشان دهد و تعداد اتاقهايي كه رزرو مي شود درتابلو رك متحرك منعكس گردد . يعني نام مسافر را روي اسليپ مي نويسيم و در تاريخهاي مختلف و مشخص و از پيش رزرو شده فايل مي كنيم و اين كار را به ترتيب ادامه مي دهيم .